الأرشفة الإلكترونيّة في المؤسسات الحكوميّة والخاصة… مؤتمر لصنّاع الجودة العرب بالتعاون مع مكتبة الأسد الوطنيّة

لورا محمود

إيماناً منهم بأهمية دورهم ومسؤوليتهم الكبرى تجاه وطنهم في كل ما يؤدي إلى الإسهام في رفعته وخدمة أبنائه أقام صناع الجودة العرب بالتعاون مع مكتبة الأسد الوطنية المؤتمر الأول من نوعه في سورية تحت عنوان «الأرشفة الالكترونيّة في المؤسسات الحكومية والخاصة وحتمية التحول الرقمي للوثائق» برعاية وزارة الثقافة ويأتي هذا المؤتمر في إطار التعاون بين أكاديمية صنّاع الجودة للتوثيق والأرشفة الإلكترونية وتكثيف الجهود لترسيخ مبادئ الجودة وتطبيقها في إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية حيث وجّه المؤتمر للجامعات والمكتبات والدوائر الحكومية والخاصة وأصحاب الاختصاص والدارسين بالدرجة الأولى وتمّ الحديث عن توفير كافة الإرشادات والعلوم الحديثة والمعايير والمواصفات الدولية ذات الصلة بالفهرسة والأرشفة.

في المؤتمر تحدّثت معاون وزيرة الثقافة سناء الشوا قائلة: يسلّط المؤتمر الضوء على حتمية التحوّل الرقمي لا سيما في هذا الوقت الذي تتّجه فيه جميع المؤسسات الى التوثيق وكل ما يصدر عن المؤتمر سيكون ضمن ورقة عمل تعدّها الوزارة لإدخالها حيز التنفيذ في موضوع الأرشفة الإلكترونية ولا يخفى عن احد توجّه الحكومات الى موضوع الأرشفة الإلكترونية وهذا الموضوع يعتبر من ضمن برنامج الاصلاح الواسع والكبير.

ورأى مدير مكتبة الأسد اياد مرشد أن المرحلة التي نمر بها وهي مرحلة الإعمار تتطلب الانطلاق بإجراءات نوعية لإتمام عملية بناء مؤسسات بجودة عالية. فالأداء العادي والتقليدي للمؤسسات اصبح لا يتناسب مع حجم المهام الملقاة على عاتق المؤسسات سواء الحكومية او الخاصة، وهذا يتطلب أداء نوعياً يبدأ من التحول الرقمي للوثائق الموجودة في المؤسسات لذا لا بد أن ننطلق انطلاقة واعية نحو المستقبل من خلال التحول الرقمي والالكتروني.

وبدوره عضو مجلس الأمناء في دار صناع الجودة العرب والمشرف التنظيميّ على أعمال المؤتمر الدكتور معتز الدالاتي تحدث لـ»البناء» عن أهمية هذا المؤتمر والتي تكمن في شرح الأسس والاستراتيجيات المتعلقة بالنقلة النوعيّة للتحوّل الرقميّ لحفظ الوثائق والمعلومات بشكل آمن وحسن التبادل المعلوماتي بين المؤسسات الرسميّة والخاصة وفق معايير متقنة وآمنة اعتماداً على معايير الأيزو القياسية المتبعة عالمياً.

فاعتماد هذه المنهجية المتطوّرة لحفظ المعلومات رقمياً «Digitization» يوفّر الزمن للاطلاع على الوثائق والمعلومات، وبالتالي يخفف من الأعباء المالية المتبعة في حفظ الوثائق ورقياً، إلى جانب ذلك فإن اعتماد هذه المنهجية المتطورة سيساعد في أسس الأعمال الخاصة بإعادة الإعمار في سورية، كذلك الأمر بالنسبة لدور هذه المنهجية في قواعد البيانات للحكومة الالكترونية وقد حقق المؤتمر نجاحاً ملموساً علمياً وتنظيمياً وأيضاً بالنسبة للحضور وقد وضعت توصيات في نهاية المؤتمر نأمل أن تلقى الرعاية من الجهات المعنية.

والتقت «البناء» مع المستشار المعتمد في صناع الجودة العرب وخبير نظم الجودة من كواليتاس بريطانيا المهندس عزت طيارة الذي تحدّث عن أهم مخرجات المؤتمر قائلاً: لقد أكدنا على ضرورة تعزيز مفهوم الحفاظ على الذاكرة المؤسسية من خلال التوثيق وتعزيز ثقافة الانتقال إلى مجتمع لا ورقي والعمل وفق أفضل البرمجيات المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية وتعريف المجتمع بأهمية الأرشفة الإلكترونية وإقامة دورات وورش عمل في هذا المجال.

 وتابع طيارة بالنسبة للمحاضرات التي ألقيتها في المؤتمر كانت لي محاضرتان الأولى حول المواصفة الخاصة بإدارة المخاطر وتحدّثت فيها عن إدارة المخاطر الخاصة بعملية الأرشفة الإلكترونية وتمّ الحديث عن المخاطر الخاصة بالأرشفة الورقية والارشفة الإلكترونية وما هي المتطلّبات والإجراءات التي يجب أن تتخذها أي مؤسسة سواء حكوميّة او خاصة بهذا الصدد أما المحاضرة الثانية فهي كانت عن نظام إدارة النزاهة ومنع الرشوة في المؤسسات وفق المواصفة ايزو 37001 وهي تعتبر المرة الأولى التي يتمّ الحديث عن هذه المواصفة في سورية من قبل صناع الجودة العرب وقد حصلنا على الشهادة الخاصة بها لمركز صناع الجودة  للتحكيم والتفاوض وتتحدث هذه المواصفة عن موضوع النزاهة ومنع الفساد والرشوة سواء بالمؤسسات الحكوميّة أو الخاصة ونحن عندما نتحدّث عن أي مواصفة تتعلّق بالإيزو لا نخصّ جهة معينة سواء حكومية او خاصة أو حتى إنتاجية كانت أو خدمية. فالمواصفات يمكن تطبيقها في كافة المناطق والمؤسسات ونحن في صناع الجودة ندعم تدريب وتأهيل الكوادر على جميع المستويات ولدينا علاقات كبيرة مع المؤسسات الحكوميّة ولدينا نشاطات كثيرة فيما يتعلق بموضوع تأهيل الكوادر ناهيك عن موضوع تأهيل المؤسسة نفسها ونستطيع أن نقول إن هذا المؤتمر هو أحد النشاطات التي نقوم بها عادة في سبيل خدمة المجتمع في سورية.

وأما مستشار صنّاع الجودة العرب ومدرب الجودة المعتمد من كواليتاس البريطانية ومحاضر في كلية الهندسة المعلوماتية مكسيم جبرقال لـ»البناء»: لقد تحدّثت في محاضرتي التي ألقيتها اليوم والتي كانت بعنوان «أمن وسرية المعلومات وفق المعيار ايزو 27001» وهو معيار عالمي أصدرته منظمة الأيزو لعام 2013 عن خصائص هذه المواصفة وبنودها وأهمية تطبيقها في المؤسسات التي تعمل على الانتقال من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الالكترونية والتحول الرقمي. وفي نهاية المؤتمر تم الخروج بمجموعة توصيات أهمها تبني الجهات العليا لعملية الأرشفة الإلكترونية والنظر في تعديل القوانين والتشريعات الناظمة والمعمول بها بما يتناسب مع هذه العملية. واكدت كل المحاضرات في هذا المؤتمر على أهمية تدريب العاملين في جميع القطاعات العاملة وتأهيلهم وفق المعايير الدولية لتحسين الأداء وصولاً لأفضل النتائج المرجوة.